MaxiComercio ® y la Facturación electrónica en México
Existen muchas dudas por parte de nuestros clientes y de las PyMEs en general respecto a este tema, por tal razón nos hemos dado a la tarea de preparar este documento que tiene como principal propósito ayudarle a los empresarios a tomar la mejor decisión en función de seguridad, costo e implantación ahora que se vuelve de obligatoriedad fiscal la emisión de comprobantes fiscales digitales.
Obligatoriedad a partir del 1 de Enero de 2011
Según las disposiciones oficiales a partir del 1 de Enero de 2011 es obligatorio para todas las empresas (personas físicas y morales) expedir comprobantes fiscales digitales por todas las ventas mayores a $ 2, 000 (dos mil pesos mexicanos).
El fundamento de esta obligación está publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) del día 7 de Diciembre de 2009 (ver imagen al final de este documento) y ya existe todo el marco legal y previsiones necesarias en el código fiscal de la federación desde hace algún tiempo.
Aunque se le permitirá temporalmente a las empresas que todavía cuenten con papelería existente expedir comprobantes impresos hasta agotarla, es un hecho que no hay marcha atrás y que tarde o temprano (más temprano que tarde) todos tendremos que asumir este cambio.
Por lo tanto es imprescindible que las empresas puedan expedir Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs) a esa fecha.
Ventajas de la facturación electrónica
La tecnología y facilidades para la “facturación electrónica” (o más propiamente dicho comprobantes fiscales digitales) existe desde hace varios años y está en uso desde hace tiempo en otros países.
Afortunadamente México se está actualizando en la materia y el empleo de esta tecnología indudablemente traerá muchos más beneficios que las molestias naturales por el cambio.
Algunas ventajas y beneficios
- Incremento en la productividad, al reducir tiempos en procesos administrativos.
- Rapidez y seguridad en el intercambio de información, ya que los documentos generados se manejan bajo estándares y plataformas abiertas (XLM y PKI.)
- Ahorro en costos administrativos y de oficina.
- Optimización de espacios físicos.
- Reducción en tiempos operativos en el ciclo de resurtido y facturación.
La estimación de beneficios para las empresas que ya emiten comprobantes fiscales al día de hoy, hablan de ahorros de alrededor del 80% en costos de operación y almacenamiento de los comprobantes para efectos fiscales.
Las ventajas de oportunidad con sus clientes dependerán de los servicios y creatividad de las empresas que opten por implementar este esquema.1
Emisión de comprobantes fiscales digitales (CFDs)
Para que la emisión de comprobantes fiscales digitales (CFDs) esté de acuerdo con la normatividad y legislación aplicable debe cumplir con las especificaciones del inciso C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2005 (en adelante “Anexo 20”).
El “Anexo 20” proporciona las reglas, detalles técnicos e instrucciones necesarias para que los contribuyentes puedan emitir CFDs.
Un CFD no es más que un archivo de texto que cumple con las siguientes características:
- Integridad: Garantiza que la información contenida queda protegida y no puede ser manipulada o modificada.
- Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del comprobante.
- No repudio: El emisor que selle digitalmente un Comprobante no podrá negar la generación del mismo.
- Unicidad: Al validar el folio, no. de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el cual fue sellado el comprobante.
(Explicar como un simple archivo puede reunir todas estas características está fuera del propósito de este documento, pero basta mencionar que los fundamentos técnicos son sólidos y las explicaciones del “anexo 20” son suficientes para que personal técnico debidamente calificado pueda implementarlo)
Ahora bien, como siempre el conocimiento es poder y oportunidad de negocio para algunos, por ese motivo y dado que muchos contribuyentes no podrían por sus propios medios usar el “anexo 20” para acatar la ley se le ha permitido a “terceros autorizados” encargarse de proporcionar el servicio, es decir cobrar una renta (mensual y por documento).
Estos “terceros autorizados” ciertamente permiten a las empresas adoptar la facturación electrónica al emitir los CFDs en su nombre, pero probablemente a un costo elevado.
Como ejemplo:
Algunas empresas cobran más de $ 4 pesos + IVA por cada factura y una cuota de más de $10,000 pesos + IVA por “personalizar” el formato de cada documento que se quiera expedir.
Tienen procesos complicados y el contribuyente debe cubrir altos costos por servicios de integración o conformarse con lo que ofrezca de manera estándar el “tercero autorizado”.
El argumento y justificación de estos “terceros autorizados” es el hecho de que además de generar el CFD (el famoso archivo descrito por el “anexo 20”) lo resguardan de acuerdo a la NOM -151.
La NOM-151
La NOM-151 es una “Norma Oficial Mexicana” que establece los lineamientos para la conservación y transmisión de mensajes electrónicos con validez legal.
El cumplimiento de la NOM-151 es de gran ventaja para empresas (regularmente grandes) que cuentan con documentos digitales para todas (o la gran mayoría de) sus operaciones y negocios, es decir que contratos, recibos, facturas, etc. Son únicamente digitales y tienen validez legal.
No obstante, la PyME debe expedir CFDs pero regularmente no cuenta con el uso total de documentos electrónicos con validez legal para su operación y por ende no está obligada a resguardar sus CFDs de acuerdo a la NOM-151 ni lo necesita y más aun, la obligatoriedad es emitir únicamente CFDs y resguardarlos por el término que dicta el código fiscal de la federación.
Por tanto, la PyME bien puede por sus propios medios generar y resguardar sus CFDs y cumplir con la ley y obligaciones inherentes sin ser cautivo de un “tercero autorizado” o invertir enormes cantidades de dinero en infraestructura tecnológica que no precisa.
Qué necesita para emitir comprobantes fiscales digitales (CFDs) por sus propios medios
- Estar dado de alta ante el SAT
- Contar con la Firma electrónica avanzada (“Fiel”)
- Contar con un al menos un certificado de sello digital (gratuito y expedido por el SAT)
- Solicitar una serie o más de folios al SAT
- Usar MaxiComercio® 2010 Business platform u otro software y/o servicios
Solución para la MPyME en materia de CFDs: MaxiComercio ® 2010
Anticipándonos a la fecha en que entra en vigor la obligatoriedad de emitir CFDs MaxiComercio ® 2010 Business Platform ofrece un complemento descargable gratuito y un servicio de respaldo opcional a partir de este 30 de abril de 2010.
El complemento para MaxiComercio ® permite a nuestros usuarios:
- Generar comprobantes fiscales digitales (CFD) de acuerdo a las especificaciones del “Anexo 20”
- Generar el archivo de informe de uso de folios de acuerdo a los requerimientos del Sistema de Administración Tributaria (SAT)
- Incluir “Adendas“ configurables y definir distintas configuraciones
- Cumplir con los lineamientos que dicta la legislación automáticamente
- Almacenar, organizar y consultar los CFDs generados
Por su parte el servicio de respaldo de CFDs de MaxiComercio® 2010 permite:
- Mantener un respaldo encriptado de todos los CFDs generados
El servicio solo almacena CFDs encriptados con un juego de claves que solo el usuario posee y que por tal motivo nadie más puede consultar la información respaldada.
El proceso de encriptación se realiza en el equipo del cliente y luego se transmite el CFD al repositorio de respaldo de MaxiComercio ® en Internet. Esto garantiza que nadie además del contribuyente puede ver la información.
Importancia del respaldo de los CFDs
Debido a que la ley obliga a mantener disponibles los CFDs por un plazo de varios años, es indispensable asegurarse de cumplir con este ordenamiento.
Con solo el complemento de MaxiComercio 2010 para CFDs es más que suficiente para que nuestros usuarios cumplan con la ley, es decir generarán los CFDs de acuerdo a lo que se dicta.
Sin embargo la conservación de estos CFDs es otra cuestión, el resguardo de estos archivos es responsabilidad del contribuyente, por ende debe procurar que sus equipos puedan funcionar y preservar estos valiosos datos.
Previendo cualquier contingencia (falla, robo, desastre natural, etc) es conveniente para el contribuyente contar con un respaldo en una ubicación segura.
Aquí es donde el servicio de respaldo de CFDs de MaxiComercio® 2010 cobra vital importancia.
Usted tiene la responsabilidad, pero está preparado para cualquier eventualidad.
Preguntas frecuentes
¿Además de MaxiComercio® 2010 que más necesito para cumplir con estas disposiciones?
Nada, solo descargar el complemento gratuito disponible a partir del 30 de Abril de 2010 en el sitio oficial del software MaxiComercio®
¿Puedo usar MaxiComercio 2010 para generar los CFDs y contratar otro servicio de respaldo o comprar hardware para respaldar mis CFDs y no pagar nada?
Claro que si, en caso de que así lo prefiera puede usar otro servicio o comprar algún dispositivo de respaldo. Es su responsabilidad conservar los CFDs
¿El servicio de respaldo de MaxiComercio ® 2010 cumple con la NOM-151?
No y no lo necesita, la NOM-151 como se explicó arriba no es un requerimiento y obedece a un propósito distinto al del servicio porque el contribuyente es quien por sus propios medios genera y conserva los CFDs, el servicio ofrecido es de respaldo de datos únicamente, no pretende garantizar la autenticidad ni ofrecer mecanismos para asegurar la validez legal de los documentos.
¿Cómo puedo saber si el CFD o el reporte de uso de folios exigido por el SAT generado por MaxiComercio® es correcto y no tendré ningún problema?
La página del SAT ofrece validadores, es decir herramientas de acceso público que permiten verificar si los archivos tanto de reporte o de CFD cumplen con lo que indica la ley.
Al instalar y usar MaxiComercio ® para generar CFDs puede hacer estas validaciones, al igual que cualquier otro contribuyente.
¿Se requiere de autorización por parte del SAT para el software o servicio de respaldo?
No, solo se debe cumplir con la ley y las especificaciones del “Anexo 20”.
MaxiComercio ® fue desarrollado teniendo esto en cuenta por una empresa seria con miles de usuarios en México y amplia experiencia.
¿Es la empresa que fabrica MaxiComercio® un “tercero autorizado” para emitir CFDs en nombre de los contribuyentes?
No y no necesita ni debe serlo, porque nuestro software MaxiComercio® le permite al contribuyente por sus propios medios emitir sus CFDs tal y como lo marca la ley.
¿Tiene el fabricante del software MaxiComercio® alguna autorización, acuerdo o relación con el SAT o alguna autoridad fiscal o de otra índole?
No, el fabricante y propietario de la marca MaxiComercio® es Grupo Execom de Chiapas SA de CV, una empresa legalmente constituida en México con oficinas en la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.
Grupo Execom de Chiapas SA de CV es una empresa dedicada al desarrollo y comercialización de soluciones informáticas, no tenemos relación ni proporcionamos información al SAT u otras autoridades.
No requerimos ni pretendemos autorización o relación con el SAT. Pero si estamos comprometidos con nuestros clientes por lo que les ofrecemos soluciones.
Nuestro trabajo es desarrollar software y tecnologías, actualmente contamos con miles de usuarios de MaxiComercio® y por eso siguiendo las leyes y especificaciones pertinentes y también tomando las previsiones necesarias para asegurar que nuestros clientes cumplan con lo que la ley les manda hemos desarrollado esta solución.
Citas de documentos oficiales
Citas y referencias a otros trabajos de investigación
- Medios Electrónicos en la Administración Tributaria y su impacto en el comercio electrónico. Lic. Fernando Martínez Coss. ITESM
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